議事録作成のポイント

PC操作

内容を文字化するときには

企業では様々な会議が行われ、議事録が作成されていますが、その手法の一つとしてテープ起こしはよく行われている作業になります。特に参加できなかった方や、課題などの確認のために、議事録は早めに必要になることも多いので、テープ起こしの重要度も増してきます。そこでここではテープ起こしを行う作業を迅速かつ正確に実施するために、注意しておきたいポイントについてまとめていきます。まず最初にテープ起こしを行う作業者ですが、できれば会議に参加して自分なりのメモを取ることが重要になります。会議内容を録音するので、どうしても小さい声などで聞き取れなくなることがあるので、その点を保管するためにも、メモが重要なのです。もちろん事前に会議の資料も目を通しておき、どこがポイントになるのか確認しておくのも適切な方法になります。テープ起こしに使用する機器は、最近ではスマートフォンを利用することも多く、文字化するのに専用のアプリを使うと、議事録作成時間を短縮することができます。次に会議に出席するが、議事録を作成しない参加者も、別途議事録が作成されることを意識して、発言をおこなうことが重要です。発言者の氏名や所属部署を会話の冒頭に発声したり、ゆっくりと滑舌良く話すことを心がけるなどといったことになります。こうした発言者の気遣いが、結果的にテープ起こしの作業時間を短縮することができ、議事録を早く入手することが可能になるのです。

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